Эффективный Тайм менеджмент

Тайм менеджмент от Джея Абрахама, советы которые помогут вам стать эффективней и успевать больше за гораздо меньшее время. Это стратегии самоорганизации.

Правило № 1 - знаете, что вы тратите 6 недель в год на перечитывание одной и той же информации, которую все равно не реализуете в своей жизни?

Вы понимаете, о чем я говорю. Вы подходите к своему столу и думаете "О, да, эта штука... сейчас я не могу ее использовать".

И вы делаете так по 6 раз в день - а некоторые люди и по 12 раз в день. И в течение года это время лишь накапливается еще больше.

Так что вы тратите на чтение вещей, которые не будете воплощать в жизнь, вы тратите 6 недель своего времени.

Итак, 1 шаг к эффективному тайм менеджменту: "Касайтесь Этого Только Один Раз". Итак, если вы прикоснулись к чему-то - нужно воплотить это в жизнь.

Итак, существует еще один курс по тайм менеджменту, который я проходил. Там говорилось "Вы должны отмечать это красной ручкой".

Каждый раз, когда вы касаетесь документа, в вашей руке должна находиться ручка с красной пастой. И каждый раз, касаясь чего-то, отмечайте это.

И тогда - когда вы на самом деле склонны к тому, чтобы по 4-5 раз проверять один и тот же глупый документ, то теперь будете думать "Хорошо, я должен положить этому конец прямо сейчас". Хорошо.

Итак, если вы коснулись этого - создайте файл. Если вы откроете мой чемодан - я могу открыть его и показать вам. В нем имеется файл для всего.

У меня есть файл для вещей, для которых у меня нет файла. На нем написано "Вещь, Файлы Для Которых Я Еще Не Определил".

Я имею в виду, просто создайте файл для всего. Проекты, вещи, о которых вы задумываетесь - мысли. Вещи, которые вы хотите однажды прочитать.

Каждая вещь с вашего стола должна иметь файл... Они должны быть хорошо организованы.

"Клиенты В Деле".

"Клиенты, над которыми я работаю".

"Проекты в процессе".

Напишите название, приклейте на файл и вкладывайте в него вещи. На моем столе есть одна из таких вещей - органайзер для файлов, там находятся все важные дела, над которыми я работаю в тот день.

Представьте себе Джея, насколько хорошо он должен быть организован, потому что к нам каждые три минуты приходит по 16 разных проектов.

Итак, чтобы расставлять приоритеты и иметь возможность эффективно себя организовывать, создайте файл для всего. И пишите записки.

И снова, email - это самый сильный захватчик времени в мире. И я покажу вам, как именно с этим справиться. Email может сорвать вам весь тайм менеджмент.

Итак, если оно требует того или иного действия, наклейте на него стикер и отправьте нужному человеку или перешлите его следующему человеку.

 

Продолжаем разбор темы эффективный тайм менеджмент.

Итак, правило №1: "Касайтесь Этого Только Один Раз". Если вы коснулись чего-то - выполните нужное действие.

Сколько человек ведет списки? Хорошо, сколько вещей в среднем находится в твоем списке, Сайт? Сколько пунктов?

16. А у тебя, Джерри?

6. А у вас? Вы сказали, что ведете списки. Что, Рик? Боб? Сколько? 5? У кого есть огромные списки? Сколько?

В вашем списке 60 вещей? Сильно.

Что ж, они провели исследование и обнаружили, что когда в вашем списке находится множество вещей, то знаете, что вы предпочитаете делать?

Вы предпочитаете делать самые легкие, наименее продуктивные вещи из этого списка, ради его сокращения.

Так что, заведя список вещей, которые нужно выполнить, вы фокусируетесь не на увеличении своей продуктивности, а на сокращении этого списка.

Понимаете? Вы полностью переключаетесь на сокращение этого списка, и делая это, вы выбираете очень легкие вещи, а действительно важные дела никогда не выполняются.

Так что есть следующее правило: "Выбирайте Шесть Самых Важных Вещей". Никогда не берите больше 6, и, ради Бога, доведите эти 6 вещей до конца.

Итак, если вы - продавец, то закрытие продажи не должно у вас занимать 6 звонков. Лучше запланируйте в свой день два часа для холодных звонков.

На самом деле, если у вас есть продавцы, им нужно заниматься холодными звонками по крайней мере по 2 часа в день, иначе они не станут хорошими продавцами. Это хорошее время.

Продавец-машина занимается этим 4 часа в день. Это просто работа с потенциальными клиентами. Просто поиск новых клиентов.

Итак, шесть самых важных вещей, и затем отметьте их и выполните к концу дня.

Почему только 6 вещей? Что ж, я уже сказал первую причину. В общем, вы просто стараетесь сократить список.

В конце дня вы видите, что самые важные вещи из списка просто не выполнены. Вы это заметите.

Вы просто посмотрите и скажете "О, я не выполнил самых важных вещей". А отсутствие законченного списка оказывает плохое психологическое влияние.

Так что 6 самых важных вещей... Вам нужно убедиться в их выполнении. Вы будете поражены тем, как много дел успеваете выполнить.

Итак, прямо сейчас запишите 6 вещей, которые собираетесь сделать в понедельник утром.

Просто кратко запишите... Не планируйте время. Не планируйте время особо четко - это отдельные шаги, и их обязательно нужно выполнять по порядку.

Я просто хочу, чтобы вы записали 6 вещей, которые хотите выполнить в понедельник утром.

Итак, подождите... Знаете, вы собираетесь проверить свой email, итак что можем добавить его седьмым пунктом, и я покажу вам, как эти управлять.

Знаете, существуют крупные проекты, которые вы не успеете выполнить - но, может быть, вы должны их просмотреть. Итак, крупные проекты нужно делать небольшими кусками.

Есть ли что-то, что вы хотите сделать? Мы поможем вам сделать это быстрее, умнее и лучше, чем вы делали раньше.

Но напишите это в своем списке, и мы покажем, как выделить на это небольшое время. Итак, запишите 6 вещей, которые собираетесь сделать в понедельник утром.

Не записывайте когда, не записывайте конкретное время - это будет отдельно. Вам нужно знать, что сейчас находится в вашей голове.

Если вы предприниматель, то знаете, какие 6 вещей должны сделать в понедельник утром. Это 6 самых важных вещей, ане 6 повседневных вещей.

Хорошо, записали 6 вещей? Некоторые из вас должны написать и все 15. Ну же, для того, чтобы записать 6 вещей, не нужно много времени.

Хорошо, сейчас... И снова, посмотрите на этот список и поднимите руку, в том случае, что при завершении всех этих 6 вещей вы посчитаете этот день очень успешным. Если будут сделаны все 6 вещей, этот день будет хорошим?

Хорошо, сейчас запланируйте, сколько времени вы выделите на каждую из этих вещей. Не думайте когда - это отдельная задача, хорошо? Просто... давайте напишем...

Итак, есть цели, есть крайние сроки, есть задачи. Давайте их объясним.

Каковы задачи?

Кто будет их выполнять?

Когда они будут выполнены?

Какие будут получены результаты?

Что я могу ожидать?

Когда они будут выполнены?

Когда мы узнаем, что все закончилось успехом?

Это отличный вопрос: когда мы узнаем, что достигли успеха?

"Поминутный менеджер" не планирует свой день. Вместо этого они на протяжении всего дня находятся в реагирующем режиме. Поминутный менеджер управляет своим отделом на основе встреч "есть минутка". Да, я уже об этом говорил.

 

Продолжение темы тайм менеджиента
Итак, в этой форме представлено большинство вещей, которые вам нужно рассмотреть. Итак, если посмотреть на свой список...

Посмотрите на вещи, которые, вероятно, будут самыми продуктивными - я имею в виду, что принесут вам самый высокий результат.

Куда вы их пометили? В начало или на конец?

Кто пометил их в самый конец списка? Всего несколько человек. Он даже не захотел поднимать свою руку!

Большинство людей ставят самые сложные проекты на последние места. Но если вы посмотрите на тех, кто обирается достигнуть результата - наверное, результат дадут самые сложные проекты.

И именно поэтому вы их откладываете и никогда не выполняете. Итак, одно из правил отличного тайм менеджмента - делайте сложные проекты первыми, потому что 20% нашего времени... это старое доброе правило 80/20.

Они обнаружили, что 20% нашего времени тратится на вещи, которые приносят 80% результата. То есть 80% результативных дел вы выполняете всего за 2-% времени.

Итак, что бы произошло, если бы вы каждый день следовали этому плану тайм менеджмента и фокусировали 80% своего времени на вещи, которые приносят результат?

Что бы тогда произошло? У меня нет места для того, чтобы все нарисовать.

Итак, вы эффективно можете усилить свой тайм менеджмент в 4 раза, но как правило, добавляя эти 6 шагов, вы увидите, что ваше продуктивное время увеличивается на 2 часа.

В конце года вы получите три месяца дополнительной работы от каждого человека в своей компании.

Три месяца продуктивной работы с каждого работника вашей компании. Что это даст вашей компании?

И те из вас, у кого есть своя компания... у кого есть работники... у кого есть персонал... Управляйте всеми этими аспектами.

Итак, позвольте мне сказать еще несколько правил. Супервайзеры всегда могут прерывать вас.

Итак, у вас могут иметься свои планы. У вас могут иметься работники, у которых есть свои планы. Когда приходит босс, он может изменить любые планы, какие захочет. В любое время, когда захочет. Это преимущество босса.

Босс может полностью изменить свое расписание в любое время, когда этого захочет. Но если он прервет вас, то затем вы можете снова вернуться к своему плану.

Поэтому вы выделяете два часовый периода времени - именно для таких вещей, так что это вам не повредит.

И если вы... Снова, я говорю это для тех из вас, кто управляет крупными компаниями или управляет компаниями, в которых имеется персонал, и сейчас вы хотите, чтобы ваш персонал начал выполнять эти 6 шагов тайм менеджмента.

И одно из них - это получение. И она говорит "Что ж, я не могу этого сделать, потому что ко мне подошел Джо и бросил в лицо эту бумажку, сказав "Мне нужно сделать это прямо сейчас".

Знаете, как решить эту проблему? В корзину.

У каждого человека рядом со столом находится корзина, и когда вы хотите, чтобы я на что-то посмотрел, за исключением тех периодов времени, которые выделены на прерывания - я отправляю это в корзину.

И в течение дня я выделяю определенное время на вещи, находящиеся в корзине.

Но знаете что? Если эта корзина превращается в ту вещь, которую ваши работники перестают уважать, то никто ничего даже не будет класть в корзину, потому что они знают, что ничего из этого сделано не будет.

Так что вам нужно запланировать в свой день определенное время, полчаса на вещи из корзины, или два куска по полчаса на вещи из корзины, и именно тогда люди будут класть туда свои бумажки.

Корзина - это революционная вещь для наших секретарей. Когда мы пытаемся заставить их... Так как я управлял всеми этими продающими организациями.

В последнем месте у нас имелось 27 невероятно нуждающихся продавцов. Потому что знаете, что происходит с этим большим эго, верно? Большие проблемы с менеджментом.

Итак, если у вас есть топ-работники, то они требуют много внимания. Они всегда думают, что их работа - это самая важная вещь в мире, именно поэтому, кстати, они всегда привлекают клиентов.

Потому что они думают, что нет ничего более важного, чем привлечение клиентов. И они просто приносят, приносят, приносят продажи, которые больше никто не может принести.

Потому что они привносят это мнение во все, чем занимаются. И вам нужно от продавца именно это. Но обучите их пользоваться корзинами...

 

Четкое планирование и распределение приоритетов вот это тайм менеджмент. И еще доводить до конца то что начал. Это основа управления своим временем, точнее собой в рамках доступного времени.

 

очень интересно, так и нужно. когда время планируешь грамотно - успеваешь все)

 

Продолжение лекции Джея Абрахам по эффективному тайм менеджменту.
Расстановка приоритетов. Самые важные вещи выполняйте первыми. Сложные проекты выполняйте первыми.

Когда вы делаете те вещи, которые - как точно знаете - являются очень важными, это придает вам огромное чувство контроля и достижений. Итак, это пятый шаг.

Большинство людей откладывают сложные проекты на последнюю минуту.

И потом, как узнать, каковы самые важные проекты? Смотрите на результаты.

Многие люди делают много работы, но получают маленький результат. У вас когда-нибудь были такие люди? "О, у меня нет времени!"

Однако на самом деле их продуктивность просто ужасает. У меня были такие работники. Они думают, что очень заняты... Но если посмотреть на то, что они на самом деле сделали...

Это люди, в списках которых находится по 25 вещей, и среди них никогда не бывает важных задач, потому что они находится в слишком реагирующем режиме. Так что заставляйте таких людей сначала выполнять сложные проекты.

Что бы произошло... Я уже об этом говорил. Хорошо, и потом пункт №6. Кто из вас в этом виновен? "Мне больно это выбрасывать".

Кто из вас старается все сохранить у себя? Что ж, вот правило. 80% всей информации, сохраненной в файлах, больше никогда не просматривается.

Кто из вас сохраняет email файлы? Или вообще все, что получает? Как часто вы к ним обращаетесь? Когда на горе начинает свистеть рак, верно?

В 80% случаев вы больше никогда к ним не обращаетесь. Итак, я начал выбрасывать все эти вещи - с вопросом...

Это определяющий вопрос, который нужно задать перед тем, как что-то выбросить. ""Мне больно это выбрасывать"?

Я имею в виду, что если вы можете получить это снова, получить от кого-то другого, вернуть это, найти, если вам это действительно потребуется... тогда выбрасывайте, потому что вы все равно никогда не будете на это смотреть.

Вам никогда это не понадобится. Вы никогда больше не будете к этому возвращаться. Итак, если выбрасывание этой вещи не принесет вам боли - выбрасывайте.

Просто скиньте со своего рабочего стола. Удалите с компьютера.

Итак, подведем итоги. Планируйте. Планируйте. Планируйте. Это секрет тайм менеджмента. Просто планируйте свой день, планируйте то, что собираетесь сделать, сколько времени это у вас займет - планируйте все.

Планируйте время для отвлечений. При выполнении выбранных задач будьте организованными.